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Lorsqu'une retraite est prévue - qu'elle soit vocationnelle ou spirituelle, pour des collègues, des couples ou tout autre groupe ayant des intérêts et des objectifs communs - de nombreux efforts sont déployés pour que tout se passe bien. Utilisez un pack de bienvenue pour aider les participants à suivre l’ordre du jour et les sujets.
Une lettre de bienvenue
Un message de bienvenue des responsables de la retraite peut donner le ton attendu. Profitez de cette occasion pour renforcer les objectifs du week-end et les attentes des participants. Expliquez des règles telles que les pénalités de retard ou les confréries. Indiquez les coordonnées locales, y compris le numéro de la salle ou le numéro de téléphone portable, si les participants ont des questions ou des problèmes à résoudre, ainsi que les numéros d'urgence locaux, à titre de précaution.
L'agenda des événements
Un résumé de la retraite est important pour que tout le monde sache où aller et quand. Inclure les temps alloués pour les périodes non structurées, ainsi que les réunions et les repas. Décrivez brièvement chaque événement et chaque orateur. Inclure toutes les exigences de ce qu'il faut apporter pour chaque événement. Commencez avec l'inscription et passez au moment des adieux; il est toujours possible d'annoncer les changements lorsqu'ils surviennent. Veillez à laisser suffisamment de temps aux participants pour qu’ils se déplacent d’un endroit à l’autre.
Matériel de lecture
Il n'est pas possible de couvrir tout ce que vous voulez en une seule retraite. Rassemblez des articles, des essais, des bandes dessinées et des documents pour des lectures facultatives qui peuvent être faites pendant la retraite ou après votre retraite. Ce matériel ajoute une dimension et une substance à l’ordre du jour et donne des sources supplémentaires aux participants une fois qu’ils ont repris leurs activités normales. Des lectures légères peuvent également contribuer à améliorer le climat de travail intense créé lors de nombreuses retraites. Ajoutez donc des mots croisés ou du bouche-à-oreille pour vous amuser.
Biographies
Joignez une feuille de photos des dirigeants et de l’équipe de retraite. Cela aidera les participants à connaître leur visage. Inclure les biographies et les informations d'identification, le cas échéant. Reconnaissez le personnel de soutien, y compris les cuisiniers et les aides.
