Comment planifier un dîner et une vente aux enchères

Contenu

Les instructions
Planification générale initiale
Planifier un dîner
Planification de la vente aux enchères
Activités post-événement
Comment
Avis
Ce dont vous avez besoin

Planifier un encan silencieux, associé à un dîner de collecte de fonds, est un excellent moyen de compléter et d’accroître les bénéfices de votre organisation. Vos employés sont peut-être plus disposés à faire un don d’articles pouvant être vendus lors de la vente aux enchères, en particulier quand ils savent que c’est pour une bonne cause. Idéalement, il devrait s'agir d'un événement amusant et agréable qui réponde aux objectifs de collection établis.

Les instructions

Obtenir un parrainage pour votre événement (l'argent fait de l'argent image par Andrey Andreev de Fotolia.com)

Planification générale initiale

Établissez un budget pour l'événement de collecte de fonds.

Calculez combien vous pouvez dépenser pour l'événement (Nature morte avec l'image de la calculatrice par Astroid de Fotolia.com)
Créez un thème de collecte de fonds en rapport avec l'objectif de l'événement.
Établissez un objectif de collecte et une liste d'invités pour atteindre cet objectif.
Choisissez et réservez une date pour le dîner et la vente aux enchères. Utilisez un calendrier. Décidez si l'événement aura lieu pendant la semaine ou le week-end. En outre, prenez en compte toutes les dates pouvant entrer en conflit avec des vacances, des événements similaires, etc.

Restez à l'écoute pour les vacances et autres événements déjà marqués (ancienne image de calendrier par Allyson Ricketts de Fotolia.com)
Planifiez des réunions périodiques avec le président du comité de collecte de fonds de votre organisation et avec le trésorier.

Planifier un dîner

Choisissez un emplacement pour l'événement qui accueille tous les invités. Les options comprennent la location d'une salle de banquet, la réservation d'une salle de banquet dans un hôtel et la réservation d'un espace privé dans un restaurant. En outre, considérez les écoles, les musées, les espaces de club communautaire, les hôtels particuliers, les jardins, les maisons des membres, etc.

Accueillir tous les invités (Image de la table de banquet / du dîner placé par Taiga à partir de Fotolia.com)
Déterminez si vous souhaitez organiser un dîner sous forme de buffet ou si le repas sera servi. Rencontrez un service de buffet pour décider du menu. Discutez du nombre de préférences et des options qui seront proposées aux invités s’il s’agit d’un repas.

Avoir des options pour les invités à choisir (certains plats appétissants à l'image de la table de banquet par Aleksey Kondratyuk de Fotolia.com)
Prévoyez une sorte de divertissement pour votre arrivée, par exemple de la musique de chambre (musique classique produite avec peu d'instruments). Si votre budget le permet, vous pouvez avoir des musiciens en direct, mais vous pouvez également utiliser de la musique enregistrée.

Avoir une sorte de divertissement (musique image par Edvin Selimovic de Fotolia.com)

Planification de la vente aux enchères

Demandez des dons lors de la réunion de l'association. Soyez créatif à la recherche d'objets. Pendant que vous recherchez des articles, vous pouvez créer un site Web d’enchères en ligne et voir s’il existe des volontaires expérimentés qui seraient disposés à les aider.

Planifier les enchères (image marteau de Cora Reed de Fotolia.com)
Affichez les éléments de l'événement de manière convaincante.
Expliquez aux clients qu'ils doivent envoyer des propositions écrites "silencieuses" pour les articles qu'ils souhaitent offrir et que la vente aux enchères se terminera environ une heure avant le début du dîner.
Annoncez quelques minutes avant la fin de la vente aux enchères.

Faites la vente aux enchères avant le dîner (Image du dîner par Heidi Schmieder de Fotolia.com)
Donnez aux gagnants des instructions sur la façon de payer et de récupérer les objets qu’ils ont gagnés. Fournir des reçus aux acheteurs pour les enregistrements de taxes.

Activités post-événement

Déposez vos bénéfices à la banque.

Déposez vos profits à la banque (image de dépôt de nuit de l'argent par robert mobley de Fotolia.com)
Envoyez des notes de remerciement aux donateurs des articles mis aux enchères et aux gagnants des enchères.

Merci à tous ceux qui ont participé (merci l'image par feisty de Fotolia.com)
Demandez aux donateurs et aux clients de donner leur avis sur l’événement, la vente aux enchères et le lieu.