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Les réceptionnistes sont généralement les premières personnes que vous voyez en entrant dans un bureau, ce qui en fait une représentation importante des entreprises pour lesquelles ils travaillent et des autres professionnels du bureau. Le respect de l'étiquette commerciale est une partie importante du travail d'un réceptionniste, mais les nombreux changements et opinions qui constituent de bonnes manières rendent difficile pour un réceptionniste ou un superviseur de déterminer le comportement approprié.
Importance
Il est difficile de surestimer l'importance d'un réceptionniste en tant que personne qui donne une première impression à l'appelant et aux visiteurs. Une réceptionniste avec de mauvaises manières donne un ton négatif avant une réunion et n'inspire pas confiance aux clients potentiels. D'autre part, une réceptionniste qui observe l'étiquette d'un environnement professionnel donne un fort sentiment de professionnalisme et d'efficacité. Cela améliore non seulement l'image de l'entreprise auprès des personnes extérieures, mais cela aide également les autres employés à avoir l'impression que leur bureau est un lieu de travail professionnel.
Les types
Les réceptionnistes représentent leurs employeurs de diverses manières. Répondre aux appels téléphoniques et accueillir les visiteurs sont deux des tâches les plus courantes des réceptionnistes, et les deux nécessitent une bonne étiquette. La politique de l'entreprise peut exiger que les réceptionnistes utilisent un script prédéterminé sur le téléphone lorsqu'ils reçoivent des appels et lorsqu'ils contactent différents types de clients. Dans d'autres cas, les réceptionnistes sont autorisés à utiliser leur propre discrétion pour gérer chaque interaction client différemment, mais avec le niveau approprié de formalité et de professionnalisme. Les personnes qui travaillent au bureau transmettent parfois des règles supplémentaires à une réceptionniste, telles que quand et comment une réceptionniste peut les contacter.
Formation
Alors que dans certains bureaux, les réceptionnistes doivent détenir un diplôme d'études secondaires ou collégiales, une grande partie de la formation à l'étiquette d'un réceptionniste se déroule en cours d'emploi. Les réceptionnistes peuvent commencer à travailler dans un bureau dans un poste qui ne nécessite pas d'interaction, que ce soit en tant que travail de saisie de données ou en tant qu'assistant de bureau. L'attention portée aux politiques de l'entreprise et au comportement des réceptionnistes peut qualifier les nouveaux employés pour un poste de réceptionniste pour la première fois, ce qui générera une expérience qui peut être utile lors de la recherche d'autres emplois de réceptionniste.
Considérations
Chaque industrie et bureau a ses propres règles pour l'étiquette d'une réceptionniste. Certains bureaux exigent une tenue formelle et un mode de parole. D'autres imposent une forme d'étiquette plus décontractée pour que les clients se sentent détendus et bienvenus. La communication entre une nouvelle réceptionniste et ses superviseurs est essentielle pour que chacun sache ce qui est attendu. En tant que réceptionniste, si vous n'êtes pas sûr de l'étiquette d'une situation particulière, présentez vos excuses poliment et demandez à un superviseur principal ou à une réceptionniste comment vous devez réagir.
Conseils
Même si chaque bureau est différent, les réceptionnistes peuvent toujours bénéficier des mêmes conseils. Être une personne multitâche est essentiel pour de bonnes performances, mais lorsque quelqu'un entre dans le bureau, il est important de lui accorder toute votre attention. Cela signifie mettre les appels en attente ou les terminer rapidement, mettre de côté les papiers et établir un contact visuel direct. L'espace de travail d'un réceptionniste doit être sans encombrement pour paraître plus professionnel et aussi pour faciliter l'exécution de tâches simples comme trouver des informations et offrir à quelqu'un un stylo pour remplir un formulaire. Enfin, lorsqu'il emmène quelqu'un dans un bureau, le réceptionniste doit toujours prendre les devants pour assurer au client que sa présence est autorisée et pour le sauver de l'embarras de ne pas savoir où aller.
