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Le système alphanumérique est une option pour organiser les enregistrements et, comme d'autres méthodes de stockage, offre aux utilisateurs une méthode systématique pour stocker et accéder aux informations importantes.
Combinaison
Un système alphanumérique est une combinaison de lettres (disposées de A à Z) et de chiffres (classés du plus petit au plus grand).
Comment ça marche
Le système alphanumérique utilise une combinaison de noms (généralement un sujet) et de chiffres. Lorsqu'elles sont volumineuses, elles utilisent généralement un accès indirect, c'est-à-dire qu'un index ou un code doit être consulté pour récupérer un fichier. De tels systèmes à grande échelle sont généralement automatisés.
Avantages
L'utilisation d'un code dans un système d'accès indirect sert à raccourcir les noms de fichiers et à augmenter la sécurité du système, car un utilisateur doit être familiarisé avec le code pour récupérer des fichiers, déclare le «Manuel de gestion des enregistrements du comté de Virginie-Occidentale».
Désavantages
Les utilisateurs d'un système alphanumérique ont besoin de plus de formation que s'ils utilisaient une méthode purement alphabétique ou numérique. Les erreurs sont plus courantes et plus difficiles à corriger qu'un système plus simple.
Exemple
Un exemple de méthode d'organisation alphanumérique est le système de catalogage de la Library of Congress, qui organise ses documents avec deux lettres pour identifier de grandes zones et des nombres pour indiquer des sujets plus spécifiques et des informations sur les rayons.
