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Gérer ou travailler dans une entreprise requiert professionnalisme, organisation et communication. À un moment donné, chaque entreprise devrait pouvoir rédiger et transmettre correctement une lettre d’affaires et / ou une lettre commerciale. Le format et le contenu du document doivent refléter une attitude professionnelle. Il y a plus d'une façon d'écrire ce type de lettre. Deux d'entre elles sont considérées comme acceptables par la plupart des entreprises.
Structure de base
Les lettres commerciales sont généralement dactylographiées et imprimées sur des feuilles de papier à en-tête. Dans de tels cas, les informations de l'expéditeur (telles que le nom de l'entreprise, l'adresse et les numéros de téléphone) figurent déjà sur l'en-tête et ne doivent pas être incluses dans la lettre. Si l'en-tête n'est pas utilisé, cette information devrait être incluse. La date d'envoi de la lettre apparaît comme suit: jour / mois / année.
Le nom du destinataire apparaît après la date et commence par un titre personnel, tel que: "M." ou "Mme" et le nom. Ensuite, le message d'accueil qui utilise le même titre que celui utilisé dans les informations sur le destinataire apparaît.
Le corps du texte vient après le salut. Il est important qu'une lettre commerciale soit concise, factuelle et professionnelle - bien qu'il soit également conseillé de garder un ton amical.La lettre se termine par une clôture, généralement une phrase telle que: "Sincèrement" ou "Remerciant" et la signature de l'expéditeur.
Style le plus commun
Le style de lettre commerciale le plus populaire est le bloc. Pour suivre les règles de ce format, tout le texte doit être justifié à gauche. La valeur par défaut est 12 et le style "Times New Roman" est conseillé. Le document doit avoir un espacement simple entre les lignes, mais doubler entre les paragraphes ou les sections. Cela inclut le corps des paragraphes, les informations sur l'expéditeur et le destinataire et la fermeture. L'utilisation du format de bloc est une norme de l'industrie.
Le deuxième style le plus commun
Le format de bloc modifié est le deuxième type le plus utilisé dans le monde des affaires. Il a une structure similaire à celle du format de bloc mais avec quelques différences. Comme dans le format de bloc, la modification a un espacement simple entre les lignes et un double entre les paragraphes. La police est "Times New Roman", taille 12. En outre, le format du texte est également justifié à gauche (sauf la date et la fermeture, qui sont centrées). Bien que ce style soit acceptable pour les lettres commerciales, il est beaucoup moins répandu que le format de bloc.
Style bonus
Le troisième et dernier type de lettres commerciales commun est le format semi-bloc. Ce n'est généralement pas un format acceptable pour les lettres commerciales, mais il est utilisé dans de rares cas. Ce style est très similaire à block, la seule différence est au début du corps des paragraphes. Au lieu que toutes les lignes soient justifiées à gauche, la première ligne de chaque paragraphe est en retrait. C'est un style très courant pour les essais, mais il n'est pas largement utilisé dans la rédaction de lettres commerciales. La police "Times New Roman", de taille 12, est très courante dans ce style de texte, bien qu'elle puisse être remplacée par la police "Arial".
