Contenu

• Première procédure: dépôt de fonds
• Deuxième procédure: recherche
• Troisième procédure: contacter le service commercial
• Quatrième procédure: compte spécifique
• Cinquième procédure: contacter le consommateur
• Sixième procédure: nouveaux reçus

De nombreuses entreprises ne travaillent pas seulement avec de l'argent et inscrivent donc leurs comptes clients dans leurs livres. Ce sont des valeurs que les clients doivent à l'entreprise et sont généralement comptabilisées en résultat dans le compte de résultat. Ce processus peut être difficile et souvent l'argent reçu ne peut pas être facilement enregistré sur le compte du client. Les procédures dans ce domaine spécifient des techniques pour rationaliser ce travail.

Première procédure: dépôt de fonds

Déposez tous les chèques et espèces reçus dans le système des comptes clients, même s'ils ne peuvent pas être identifiés. Traitez également les paiements par carte de crédit rapidement. Vous pouvez faire une note sur le bordereau de dépôt par chèque non identifié pour documenter la transaction. Des copies des reçus de dépôt sont généralement disponibles en ligne, mais ce n'est pas le cas pour les articles qui font partie du dépôt. Faites des copies des éléments qui ne peuvent pas être identifiés immédiatement et classez-les par date de réception.

Deuxième procédure: recherche

Prenez le fichier avec les éléments les plus anciens et travaillez dessus en premier. Essayez de trouver des noms similaires dans le système. Le nom du client a peut-être été mal saisi. Vous pouvez rechercher toutes les factures ouvertes qui correspondent au montant du paiement ou à d'autres détails spéciaux. Certains services comptables ont des fichiers sur des éléments non identifiés qui ont été résolus, donc si vous recevez un autre chèque du même client, vous n'avez pas à perdre votre temps sur des problèmes d'identification.

Troisième procédure: contacter le service commercial

Contactez le personnel des ventes et obtenez des informations sur les paiements qui n'ont pas de correspondant dans le système. Étant donné que les créances proviennent du service commercial, les vendeurs peuvent vous aider en fournissant des informations utiles. L'argent peut être le paiement d'une vente qui n'a pas encore été reconnue et, si tel est le cas, le service commercial doit saisir le montant à recevoir dans le système. Si vous découvrez quels fonds ont été reçus pour une vente sans rapport avec le service commercial, informez-en le service concerné et le responsable comptable.

Quatrième procédure: compte spécifique

Créez un compte du grand livre spécifique à utiliser pour les reçus non identifiés. Ce compte est souvent créé comme un passif avec un solde créditeur. Lorsque vous recevez un paiement non identifié, vous débitez de l'argent et créditez le compte des reçus non identifiés. Une fois que vous avez identifié le consommateur auquel le montant se réfère, vous pouvez contrepasser les écritures et saisir le compte de créances. Vous pouvez également utiliser une note de crédit pour créditer les comptes clients et apurer les passifs.

Cinquième procédure: contacter le consommateur

Si un reçu ne peut être trouvé au sein du service commercial, l'étape suivante consiste à contacter le client et à essayer d'obtenir des détails sur la vente. Parfois, un propriétaire de petite entreprise peut acheter quelque chose en son nom, mais payer avec un chèque de la société, sans contrepartie dans aucun compte. Si un numéro de téléphone ne figure pas sur le chèque, vous devrez peut-être utiliser Internet pour trouver les coordonnées. Assurez-vous d'avoir le chèque ou une copie du chèque en main lorsque vous parlez au client afin de pouvoir donner le plus d'informations possible.

Sixième procédure: nouveaux reçus

Si, après un délai raisonnable, vous ne trouvez toujours pas le client sur votre système, demandez au contrôleur l'autorisation de créer un nouveau compte débiteur sur le système. Ajoutez ensuite une note sur la situation et associez le chèque à ce nouveau compte. Selon le montant du chèque, il ne sert à rien de passer plus d'une heure à essayer de financer le bon compte. Si vous avez beaucoup de ces articles, rencontrez le personnel des ventes pour déterminer ce qui se cache derrière ce problème et essayez de le résoudre.