Contenu
- Guide de référence rapide
- Principaux engagements
- Planification des intervalles
- Scrapbooking
- Rafraîchissements
Les réceptionnistes qui réussissent sont capables de gérer de nombreuses tâches tout en donnant une première impression positive aux invités, aux visiteurs et aux employés potentiels de l'entreprise. Que ce soit dans une petite entreprise ou une multinationale, des compétences organisationnelles appropriées peuvent être la clé du maintien d'un bon accueil. Les bonnes idées d'organisation simplifient les tâches de routine et améliorent l'accueil.
Guide de référence rapide
Créez des guides de référence rapides pour les informations de routine telles que les téléphones fréquemment utilisés, les numéros de bureau et les extensions. Séparez ces guides dans des dossiers stratifiés pour une manipulation facile et une référence rapide. Conservez-les dans des fichiers organisés lorsque vous ne les utilisez pas. Considérez conserver des copies supplémentaires à fournir si demandé. Les guides vous rendront plus efficace et contribueront à accélérer les tâches de routine telles que le transfert d'appels.
Principaux engagements
Faites une liste des visites planifiées pour la journée, organisées par programme. Mettez le nom de la personne et que vous informez de l'arrivée. Cela vous permettra de personnaliser les phrases de bienvenue pour les visiteurs. Par exemple, lorsqu'un invité arrive, vous pouvez dire: "Bienvenue M. Smith, Mme Souza a hâte à la réunion." Ce type de réception permet aux invités de se sentir plus à l'aise et peut aider à améliorer les résultats de la réunion. L'accueil personnalisé est particulièrement utile pour les entretiens d'embauche. Si un employé potentiel se sent bien accueilli, il sera plus détendu pour votre entretien et aura une chance plus favorable de travailler pour l'entreprise.
Planification des intervalles
Assurez-vous de bénéficier d'un soutien pour le couvrir à intervalles réguliers ou les jours où vous êtes malade. Créez des notes qui couvrent les tâches et fonctions de base pouvant être transmises à toute personne qui vous remplace. Vous pouvez créer un système de rotation pour les remplacements temporaires entre différents départements de votre entreprise. Cela vous donnera plus de contacts avec les différentes parties de l'entreprise, ce qui vous permettra de résoudre plus facilement les problèmes à l'avenir.
Scrapbooking
Créez un babillard pour l'entreprise, mettant en évidence les nouvelles et les activités positives de l'entreprise. Mettez-les à jour lorsque vous avez du temps libre, placez-les dans la zone d'attente afin que les visiteurs puissent les consulter. Ce sera un moyen constructif pour les visiteurs de passer le temps en attendant leur rendez-vous et de les aider à se familiariser avec l'entreprise. En occupant vos invités, vous pouvez concentrer votre attention sur d'autres tâches et appels téléphoniques, ce qui augmente votre efficacité.
Rafraîchissements
Gardez les rafraîchissements à portée de main. Installez un petit réfrigérateur pour garder les boissons froides sous votre bureau ou dans la salle d'attente. Avoir une cafétéria individuelle à proximité ainsi que du sucre et des édulcorants. Placez un plateau de service de produits de boulangerie sur votre comptoir de réception ou un bol de bonbons. Ayant des rafraîchissements à proximité, vous pourrez accueillir les invités de l'entreprise sans quitter la réception.
