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Le rôle principal d'une réceptionniste est d'agir en tant que portier de l'organisation ou de l'entreprise. Les fonctions spécifiques varient en fonction de la nature de l'entreprise. Par exemple, une réceptionniste dans une clinique peut aider à traiter les formulaires de soins de santé et une réceptionniste de salon peut essayer de vendre des produits capillaires. Cependant, certaines fonctions de la réceptionniste sont universelles.
Recevoir des appels et des emails
Un réceptionniste devrait toujours prendre des appels. La complexité de cette tâche varie d'une entreprise à l'autre. Il arrive parfois que la réceptionniste doive gérer un téléphone multilignes, tandis que d'autres fois, le volume d'appels est réduit. La réceptionniste doit répondre au téléphone poliment et diriger l'appel vers le service approprié ou rédiger un message si nécessaire. Parfois, une réceptionniste a accès à une adresse électronique et doit rediriger les courriels vers la personne appropriée.
Saluer les visiteurs
La personne à la réception a pour fonction de représenter la société de manière positive. L'image conçue par la réceptionniste peut dépendre de la nature de l'entreprise. S'il s'agit d'un salon de beauté, il est peut-être plus important que la réceptionniste ait une bonne coupe de cheveux et la garde propre. Si le quartier est à la mode, le réceptionniste devra peut-être avoir une garde-robe variée. Quelle que soit l'entreprise, la réceptionniste doit être amicale et professionnelle avec le personnel et les visiteurs.
Porter
S'il est essentiel que la réceptionniste transmette une image professionnelle et laisse les visiteurs à l'aise, une réceptionniste doit parfois effectuer une projection des visiteurs. À une époque de préoccupations de sécurité élevées, une réceptionniste peut avoir besoin de confirmer l'identité du visiteur, de lui demander son identité ou de vérifier s'il fait partie de la liste d'invités. Certaines entreprises disposent d'un système de communication interne qui permet à la réceptionniste de vérifier le visiteur avant qu'il puisse avoir accès au bâtiment.
Travail général
Bien que répondre aux appels téléphoniques et recevoir des visiteurs puissent prendre presque toute la journée, les réceptionnistes assument également certaines responsabilités administratives, telles que taper des lettres et des mémos, programmer des conférences, emballer des articles pour le publipostage, traiter des fiches de broderie et classer documents. Une réceptionniste peut également aider à coordonner les réunions, à garder certaines zones propres et bien organisées et à commander des fournitures de bureau.
