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Un réceptionniste est généralement la première personne que vous voyez lorsque vous entrez dans un bureau. Son rôle principal dans toute organisation, que ce soit dans le secteur public, privé ou bénévole, est de représenter l'organisation professionnellement auprès des invités, en fournissant également un soutien de niveau de base avec des tâches administratives, des horaires et d'autres tâches. Les réceptionnistes peuvent être en soutien administratif ou il peut s'agir de récents diplômés d'université, désireux de se renseigner sur le fonctionnement interne de l'entreprise qui les intéresse.
Administratif
L'un des objectifs d'une réceptionniste est de soutenir la fonction administrative d'une entreprise. Copie, classement et préparation de documents, organisation des fournitures de bureau et fourniture des fournitures essentielles à vos supérieurs. Il gère également le courrier envoyé et reçu.
Service Clients
L'objectif principal de cette profession est le service à la clientèle. Un réceptionniste répond au téléphone avec un accueil amical et professionnel et dirige les appels vers les parties internes. Répondre aux questions générales des clients et des clients potentiels sur les heures d'ouverture, les produits disponibles, les services et les frais fait également partie des fonctions d'un réceptionniste.
Gérer les rendez-vous
Un autre objectif d'une réceptionniste est de gérer le calendrier de l'entreprise. Il gère le calendrier des rendez-vous, y compris les nouvelles réservations, les annulations et les modifications de rendez-vous. Avoir de bonnes compétences organisationnelles et le souci du détail sont des compétences essentielles pour ce professionnel.
Autres tâches
La préparation du café de bureau, des collations et des collations pour les réunions et les appels aux membres de l'équipe sont des exemples d'autres tâches de la réceptionniste. Dans certains bureaux, les réceptionnistes collectent des fonds pour le comité social, délivrent les tickets de parking et le courrier du matin.
