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Les réunions avec des procès-verbaux bien documentés sont plus efficaces et efficientes que sans un tel enregistrement. Les décisions sont notées, les actions et leurs responsables sont suivis. Les éléments essentiels de la discussion sont décrits afin que les personnes qui n'ont pas assisté à la réunion puissent facilement savoir ce qui s'est passé sans perdre de temps à de nouvelles rencontres. En créant des procès-verbaux, vous ajouterez de bonnes choses à votre réputation de bonnes réunions.
Les décisions
Chaque personne participant à une réunion aura son point de vue sur ce qui s'est passé et ce qui a été décidé. En enregistrant ces décisions et en les publiant dans le procès-verbal, il existe une version officielle de la décision en cas de désaccord à l'avenir.
Faire des procès-verbaux peut aussi forcer une plus grande clarté sur ce qui a été décidé. Pour que les notes soient exactes lorsque la discussion n’est pas claire, le secrétaire peut poser des questions telles que "Tout le monde est d’accord pour dire que le lancement du produit aura lieu en juillet ou en août?" Cela oblige tous les participants à quitter la réunion avec la même compréhension.
Articles d'action
Il est particulièrement utile d’enregistrer les points d’action convenus lors d’une réunion. En examinant les éléments des réunions précédentes, il est facile de savoir ce qui reste à faire. Cela incite les membres de l’équipe à exécuter leurs tâches avant la réunion.
Exigences légales
Dans certains cas, tels que ceux des réunions du conseil, les procès-verbaux peuvent être une exigence des statuts du groupe. Ils peuvent être considérés comme des documents juridiques à des fins telles que les taxes et les audits. Ces sociétés ont généralement une secrétaire qui est responsable des procès-verbaux de toutes les réunions.
Définir un secrétaire
Comme les procès-verbaux précis sont importants, chaque réunion doit avoir un secrétaire défini. Il peut être difficile de prendre des notes complètes et de participer activement à la réunion. Il est donc souvent préférable que le facilitateur de la réunion choisisse une autre personne pour enregistrer les faits. Cet employé doit noter les décisions, les actions et la discussion de la réunion de manière claire et concise. Les très gros textes peuvent ne pas être lus.
Les styles
Il existe différents styles pour rédiger les procès-verbaux des réunions. Pour les réunions du conseil, où ces rôles sont des documents légaux et officiels, les lois peuvent dicter quel type d’information sera rapporté dans les textes. Certains types de procès-verbaux n'enregistrent pas la discussion qui a abouti à la décision finale sur un problème particulier.
Toutefois, lors de réunions d’affaires ou d’équipes de projet, il est généralement plus efficace d’enregistrer les points clés de la discussion. Avoir une trace de ces points est utile pour les personnes qui ne pourraient pas être présentes ou qui souhaitent se souvenir de ce qui avait été discuté plus tôt afin de ne pas perdre de temps lors de la prochaine réunion.
