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L'archivage traditionnel sur papier a été largement remplacé ou facilité par le stockage de fichiers dans des bases de données sur un ordinateur. L'archivage traditionnel présente des avantages et des inconvénients. Bien que les dossiers papier soient à portée de main et facilement accessibles, ils prennent également beaucoup de place et de gaspillage de papier. Déterminer si un système de classement traditionnel vous convient dépendra de votre entreprise. Les cabinets d'avocats et les entreprises qui ont des dossiers médicaux peuvent avoir des fichiers qui changent et se développent rapidement, de sorte que le dépôt traditionnel sur papier est le seul moyen efficace de suivre les développements quotidiens.
Un accès facile
L'organisation de fichiers traditionnelle est facile d'accès. Les fichiers sont physiquement dans un emplacement central. Si vous ne trouvez rien, vous pouvez prendre le temps de parcourir chaque fichier jusqu'à ce que vous trouviez exactement ce que vous recherchez. La possibilité d'afficher, de toucher et de lire vos fichiers peut toujours vous aider à réfléchir à la manière d'innover dans certains aspects de votre entreprise.
Facile à comprendre
Les systèmes de classement traditionnels sont généralement faciles à comprendre. Les archives peuvent être organisées de plusieurs manières, y compris par ordre alphabétique, par sujet ou compétence, numériquement, par date, lieu ou par ordre d'importance. Même si vous ne comprenez pas au départ le système de classement à utiliser, vous pouvez le découvrir en recherchant dans les archives et en veillant à définir les facteurs.
Dépassé
D'autre part, l'archivage de fichiers traditionnel a été remplacé dans de nombreuses organisations par un ordinateur. De plus en plus d'entreprises numérisent et téléchargent leurs fichiers sur des ordinateurs de bureau. Avec cette méthode, les travailleurs pourront trouver les fichiers et les télécharger instantanément avec le logiciel de base de données de recherche, ce qui permettra de gagner du temps et d'augmenter la productivité.
Protection difficile
L'archivage traditionnel des fichiers ne bénéficie pas d'une protection adéquate. Les incendies ou autres catastrophes naturelles peuvent détruire des fichiers, ce qui peut entraîner une perte d'activité. La sauvegarde des fichiers traditionnels prend du temps et prend des heures de copie, d'étiquetage et de réarchivage.
Manque d'espace et d'efficacité
L'organisation traditionnelle des fichiers peut devenir incontrôlable. Le nombre de fichiers à organiser augmente avec votre entreprise; cela peut devenir un casse-tête lorsqu'il s'agit de trouver de l'espace pour tous les documents. L'archivage efficace des éléments peut également devenir un défi.
